Coqs en Pâte : soutenir l’engagement et libérer l’initiative en transformant la gouvernance

Contexte et raisons de l’adoption de l’Holacratie

Les Coqs en Pâte est une entreprise spécialisée dans la création de jeux immersifs, notamment des escape games, destinés aux entreprises. Fondée en 2008 par Emmanuel Fuentes et Louis Geoffroy, l’entreprise, qui emploie une trentaine de personnes, a atteint une taille critique nécessitant une révision de son mode de gouvernance pour mieux répondre aux défis liés à sa croissance et à la rétention des talents.

Le choix de l’Holacratie a émergé suite à des discussions avec des dirigeants qui avaient adopté ce système. Pour les Coqs en Pâte le défi était de trouver l’équilibre entre fonctionnement collectif et prise d’initiative individuelle. Les fondateurs cherchaient à éviter de devenir des « pompiers » au sein de l’entreprise et à donner un sens plus profond au travail de leurs équipes, tout en favorisant l’initiative individuelle, essentielle dans un métier créatif.

Les étapes de l’accompagnement et le calendrier

L’accompagnement de Sémawé a débuté par une séance exploratoire en novembre 2023, où les besoins spécifiques des Coqs en Pâte ont été identifiés. Ces besoins incluaient la réduction de la verticalité dans l’organisation, la clarification des rôles, et la nécessité pour les dirigeants de se concentrer davantage sur des sujets stratégiques plutôt qu’opérationnels.

Les étapes de l’accompagnement

1. Encodage et clarification des Rôles
   • Cartographie des rôles fonctionnels existants au sein de l’organisation.
   • Formation des équipes à l’utilisation de Holaspirit, un logiciel dédié à la gouvernance en Holacratie.
2. Coaching organisationnel et de leadership
   • Accompagnement des leaders pour les aider à s’approprier pleinement leurs rôles dans un système en Holacratie.
   • Accompagnement sur la raison d’être et les valeurs de l’organisation.
3. Séminaire de lancement
   • Immersion complète de l’équipe dans les principes de l’Holacratie lors d’un séminaire de deux jours, permettant de poser les bases de cette nouvelle gouvernance.
   • Signature de la constitution Holacratie version 5.0.
4. Formation de praticiens en Holacratie
   • Formation de 5 jours d’un tiers des effectifs afin qu’ils deviennent des praticiens en Holacratie. C’est-à-dire qu’ils aient une compréhension fine de la constitution et être en mesure de faciliter les réunions d’équipe.
5. Supervision de réunions
   • Séances de supervision pour assurer la bonne tenue des réunions tactiques et de gouvernance, avec des feedbacks réguliers pour affiner la pratique.

L’impact de l’accompagnement sur l’équipe

Trois mois après le début de l’accompagnement, les premiers retours des équipes des Coqs en Pâte sont globalement positifs.

L’adoption de la réunion de triage, par exemple, a permis à des membres moins expressifs de prendre la parole, améliorant ainsi la participation collective. Les employés apprécient également la clarification des missions et la reconnaissance de leurs responsabilités individuelles, ce qui a renforcé leur autonomie et leur engagement.

Cependant, certaines résistances subsistent, notamment autour des réunions de gouvernance, perçues comme longues et protocolaires. Pour y remédier, des « Hola Hours » ont été mis en place, permettant des discussions informelles sur la gouvernance, en dehors des cadres formels des réunions.

Résultats de l’accompagnement

L’introduction des réunions de triage a été un franc succès. Elles ont permis de structurer les échanges, d’améliorer la prise de décision et d’intégrer plus efficacement les rôles de chacun.

Le coaching individuel a également aidé les leaders à aligner leurs intentions avec leurs actions, renforçant ainsi leur leadership dans ce nouveau cadre.

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Cet extrait illustre à la fois les réussites initiales de l’accompagnement et les défis à surmonter pour une adoption complète et efficace de l’Holacratie.

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Feedback client : ce qu’ils ont apprécié dans l’accompagnement

1. La clarté des rôles et missions de chacun
2. Des méthodes de réunion efficaces
3. Une approche adaptative et la confiance
4. L’apport de nouvelles Perspectives

Bilan : Holacratie 1 an après

Un an après la mise en place de l’Holacratie, Coqs en Pâte observe des effets tangibles dans son quotidien opérationnel. 100 % des réunions ont basculé en format triage, devenant de véritables espaces de régulation collective. Ce changement a apporté plus de fluidité dans la prise de décision et permis de traiter les sujets au bon niveau, sans attendre ni surcharger les fondateurs.

La cartographie des rôles joue un rôle clé dans cette évolution : elle offre une vision claire de qui fait quoi, facilite la réorganisation en cas de départ, et rend les arbitrages beaucoup plus sereins. Quand une personne s’en va, ce ne sont pas “ses missions” qu’on prend, mais un ensemble de rôles et de redevabilités que l’on peut redistribuer en toute transparence. Distinguer les rôles des personnes a permis à l’équipe de se répartir le travail plus facilement, sans charger émotionnellement les transitions.

Les membres de l’équipe, qu’ils soient permanents ou freelances de longue date, prennent davantage conscience de la nécessité d’une gouvernance explicite, capable d’absorber les changements de rythme, les départs, les pics d’activité et les nouvelles ambitions. Dans les moments d’incertitude ou de tension, la structure Holacratie agit comme un filet de sécurité, un cadre stable et adaptable à la fois.

« Je trouve que ça permet d’être plus dans la réalité des choses et moins dans les sphères de pouvoir. Les discussions sont plus précises, plus dépassionnées… On parle redevabilités, arbitrages, plutôt que “qui décide” ou “qui est le chef”. Et ça, c’est très cool. »

— Louis Geoffroy, cofondateur

Loin d’être un système figé, cette gouvernance vivante continue d’évoluer avec l’organisation, ses projets… et ses humains.

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Les coachs de cet accompagnement